Come scrivere una email commerciale, abbreviazioni e formule

Email

I tempi cambiano, la comunicazione cambia: oggi spesso si scrivono email commerciali mentre anni fa si scrivevano lettere. Ricordiamo tutti perfettamente come a scuola insegnassero anche a scrivere lettere commerciali o comunque formali, ben diverse dalle lettere che scrivevamo ad amici, conoscenti, alle nostre fidanzate, assolutamente amichevoli, informali, affettuose. Oggi quasi nessuno scrive più lettere se non in casi particolari in cui il contatto telematico, in chat o con un SMS non sono praticabili.

Nella quasi totalità delle situazioni, anche i contatti formali o di affari avvengono tramite email ma le persone, soprattutto i più giovani, hanno perso l’abitudine di scrivere testi formali e si trovano in difficoltà nell’esprimersi senza le tipiche abbreviazioni delle Chat, gli emoticon e quant’altro che nulla ha a che fare con le comunicazioni formali. Ecco, quindi, che riteniamo importante dare alcune indicazioni su come fare, perché una comunicazione sbagliata nella forma può influire negativamente sui tuoi affari.

Formalità, formule, abbreviazioni

La prima cosa da dire è che gli emoticon, apprezzati nelle comunicazioni informali perché riescono a dare il senso di uno stato d’animo o un sentimento, da studi universitari da parte di esperti in comunicazione, sono sgraditi nelle comunicazioni formali, soprattutto di lavoro, determinando un senso di inadeguatezza a carico di chi li usa. Niente Emoji, dunque, nelle email commerciali, poi veniamo alle abbreviazioni. Una email commerciale deve contenere innanzitutto le generalità del destinatario in alto a destra, poi la data di redazione e l’indicazione dell’oggetto, di che si parla. Puoi usare in caso di destinatario inteso come impresa, ufficio ecc. l’abbreviazione Spett.le o in forma estesa “Spettabile” mentre se ti rivolgi ad una persona fisica va bene Egregio (o Egr.) seguito, se conosciuto, dal titolo come Dott. o Ing., Arch. E così via.

Se ti rivolgi ad una persona in particolare nell’ambito di un ufficio, impresa eccetera, puoi mettere dopo il riferimento all’ente o ditta, l’indicazione della persona specifica come “Alla cortese attenzione di…” o, abbreviato, “Alla C.se Att.ne…”. Le abbreviazioni P.C. (Per Conoscenza) o C.C. (Cortese Conoscenza) vanno usate se la email è indirizzata ad un particolare soggetto ma anche portata alla conoscenza di altre persone interessate.  Siamo arrivati alla compilazione dell’intestazione cui deve seguire il “corpo” del testo, ovvero ciò che si intende dire. Questo, ovviamente va scritto in buon italiano, grammaticalmente corretto, nella maniera più concisa possibile ma con tutti i contenuti necessari e sufficienti a rendere ben chiaro quello che si intende dire.

Le più comuni abbreviazioni sono, ad esempio:

  • Egregio Sig.
  • ma Sig.ra ( formalmente corretto rivolgendosi ad una persona di sesso femminile)
  • , per Avvocato

E così via riferendosi al titolo di studio del destinatario.

La conclusione della email, dopo aver esplicitato chiaramente l’argomento della comunicazione, è bene sia fatta con ringraziamento per l’attenzione e, nel caso, di specifica che è attesa una risposta, tipo “In attesa di cortese riscontro…” Non dimenticare mai la firma, data e luogo della redazione della mail. La firma deve essere apposta possibilmente in modo certificato.