Legalinvoice START: soluzioni semplici per fatturazione elettronica

Gestire correttamente la fatturazione elettronica rappresenta un passaggio significativo per molte realtà economiche italiane: richiede l’adempimento di obblighi normativi, la scelta di strumenti affidabili e l’efficienza nei processi amministrativi. La piattaforma Legalinvoice START, sviluppata da InfoCert S.p.A., propone una soluzione pensata per semplificare l’emissione, la ricezione e la conservazione delle fatture elettroniche, offrendo funzionalità che consentono di operare in mobilità, rispettare la normativa e ridurre tempi ed errori.

Nel contesto italiano dove oltre il 94 % delle fatture elettroniche è già stato gestito digitalmente nel 2023 e dove le PMI che adottano strumenti digitali avanzati rappresentano una parte crescente, scegliere uno strumento adeguato significa ottenere vantaggi operativi concreti.

Che cos’è legalinvoice start

La sezione che segue serve a definire in modo chiaro il servizio e a presentare destinatari, funzionalità e vantaggi.

Destinatari del servizio (PMI, professionisti, P.IVA)

Legalinvoice START è indirizzato a piccole e medie imprese (PMI), liberi professionisti e titolari di partita IVA che operano in Italia e desiderano gestire in autonomia il ciclo della fatturazione elettronica. Sul sito ufficiale InfoCert viene chiarito che START è il servizio di fatturazione elettronica ideale per PMI e Partite IVA. Secondo un’indagine ISTAT, circa il 60,7% delle PMI italiane nel 2023 aveva adottato almeno quattro attività digitali, segno che la digitalizzazione amministrativa è ormai un fattore operativo rilevante. Questa platea ampia rende ancora più importante avere strumenti intuitivi e affidabili.

Funzionalità principali

Le principali funzionalità offerte dalla piattaforma includono:

• Emissione e ricezione di fatture elettroniche, in formato XML, verso imprese (B2B), consumatori (B2C) e Pubblica Amministrazione (PA).

• Firma digitale automatica e conservazione digitale a norma per 10 anni delle fatture attive e passive.

• Accesso da web, smartphone e tablet, per gestire la fatturazione anche da mobile.

• Uno scadenzario integrato, gestione di incassi/pagamenti, solleciti automatici per fatture scadute, importazione massiva di documenti e condivisione con il commercialista.

• Possibilità di condividere l’accesso alla piattaforma con il proprio consulente o commercialista, favorendo un flusso collaborativo.

Vantaggi per l’utente

Utilizzare Legalinvoice START comporta diversi vantaggi tangibili:

• Riduzione dei tempi di emissione, invio e archiviazione delle fatture rispetto a processi manuali o cartacei.

• Diminuzione del rischio di errore grazie all’uso del formato XML standard, all’integrazione con il Sistema di Interscambio (SdI) e alla firma digitale automatica.

• Miglior controllo della situazione finanziaria: grazie a dashboard, estratti conto e strumenti di monitoraggio, l’utente ha visibilità su incassi, pagamenti e scadenze.

• Conformità normativa garantita, riducendo l’esposizione al rischio di sanzioni o rifiuti da parte dello SdI.

• Operatività flessibile ovunque, con accesso da qualsiasi dispositivo e possibilità di operare anche in mobilità.

• Supporto alla collaborazione con il proprio professionista, offrendo più trasparenza e meno duplicazioni di lavoro.

Perché scegliere Legalinvoice start

Qui approfondiamo le motivazioni che rendono la piattaforma una scelta strategica, analizzando i principali servizi e il loro valore concreto.

Emissione e ricezione fatture elettroniche B2B/B2C/PA

La piattaforma consente di gestire tutte le tipologie principali di fatturazione elettronica: verso altre imprese, consumatori e Pubblica Amministrazione. In Italia si è superata la soglia di 1,3 miliardi di fatture elettroniche emesse nel 2023, per un valore stimato di circa 1.075 miliardi di euro, con un tasso di penetrazione attorno al 94%. Questo scenario pone la gestione digitale delle fatture come un elemento imprescindibile: adottare uno strumento qualificato significa integrarsi efficacemente nel sistema nazionale.

Firma digitale e conservazione a norma

L’integrazione della firma digitale automatica e della conservazione digitale per 10 anni rappresenta un elemento decisivo per dare validità legale ai documenti fiscali. Legalinvoice START offre queste funzionalità incluse nel servizio base. La conservazione a norma comporta il rispetto delle regole che richiedono archiviazione con garanzia di integrità, autenticità e reperibilità nel tempo. Questo supporta la competenza e l’autorevolezza dello strumento.

Accesso da web, smartphone e tablet

La piattaforma è sviluppata in modalità cloud e non richiede installazioni: basta un browser o un’applicazione web per iniziare. Questo tipo di accessibilità facilita la gestione da remoto e rende la fatturazione più agile, particolarmente utile per professionisti sempre in movimento.

Monitoraggio incassi/pagamenti e scadenzario

Un pacchetto importante è fornito dagli strumenti di controllo dei flussi finanziari: uno scadenzario integrato, solleciti automatici per fatture scadute, riconciliazione con documenti esterni (come F24, ricevute bancarie). Questo migliora l’esperienza dell’utente, offrendo un approccio più proattivo alla gestione amministrativo-finanziaria e contribuendo a una maggiore tranquillità operativa.

Attivazione e configurazione

Ora vediamo come iniziare concretamente con Legalinvoice START: l’attivazione, l’accesso iniziale e la configurazione dei profili richiesti.

Processo di acquisto o prova gratuita

L’attivazione è rapida, segnalata possibile «in pochi minuti» e disponibile 24/7. Il piano base offre 200 fatture incluse all’anno per i nuovi utenti. La possibilità di una prova gratuita permette di testare il servizio prima di impegnarsi.

Attivazione del servizio e accesso iniziale

Dopo l’iscrizione, l’utente riceve conferma via email e accede alla piattaforma. La guida rapida descrive i passaggi per impostare credenziali, confermare identità e avviare l’ambiente operativo. L’interfaccia è pensata per essere intuitiva, riducendo la curva di apprendimento e aumentando l’affidabilità percepita.

Configurazione del profilo azienda, profilo utente, profilo elettronico

È essenziale configurare tre profili distinti:

• Profilo utente: include credenziali, preferenze personali, notifiche e permessi.

• Profilo azienda: ragione sociale, indirizzo, regime fiscale, partita IVA, parametri di default per la fatturazione.

• Profilo elettronico: codice destinatario o PEC, canale di trasmissione allo SdI e parametri per la ricezione delle fatture.
  Una configurazione precisa evita problemi di trasmissione, ricezione o conservazione e contribuisce a un’esperienza fluida e affidabile.

Guida operativa all’uso quotidiano

In questa sezione si descrive passo per passo come sfruttare Legalinvoice START nella gestione ordinaria della fatturazione, dalla creazione delle fatture alla gestione post-emissione.

Emissione di una fattura elettronica in 5 passaggi

1. Accedere alla piattaforma e selezionare “Crea fattura”.

2. Inserire i dati del cliente, la descrizione del servizio/prodotto, importo, imposte e note.

3. Selezionare il canale di invio (SdI o intermediario) e impostare il profilo elettronico.

4. Apporre la firma digitale automatica e inviare la fattura elettronica.

5. Monitorare lo stato della fattura (inviata, consegnata, scartata) tramite la dashboard.
   Questa sequenza consente di completare il processo in modo rapido e controllato, minimizzando errori e ritardi.

Ricezione fatture e gestione documenti attivi/passivi

Le fatture passive (quelle ricevute) arrivano in formato XML e sono archiviate nella piattaforma. È possibile visualizzare documenti attivi e passivi, scaricarli in PDF, filtrarli per cliente, data, stato pagamento. Il sistema inserisce automaticamente nel proprio scadenzario le fatture passive con scadenze rilevanti e invia notifiche giornaliere via email. Questo supporta la visibilità e la tempestività dei controlli.

Importazione documenti, riconciliazione bancaria, solleciti automatici

Oltre all’emissione/ricezione, la piattaforma consente di importare documenti esterni (es. ricevute bancarie, F24) e mettere in relazione pagamenti e fatture tramite riconciliazione automatica. È inoltre presente la funzione di solleciti automatici per fatture in ritardo. Questi strumenti trasformano Legalinvoice START in un vero supporto alla gestione amministrativo-finanziaria e non solo in uno strumento di emissione.

Costi, piani e pacchetti inclusi

Questa parte offre una panoramica chiara e trasparente dei costi, dei pacchetti inclusi e delle opzioni di upgrade.

Fatture incluse nel piano base

Il piano base di Legalinvoice START parte da circa 4,16 € + IVA al mese (con pagamento annuale) e include 200 fatture all’anno. La firma digitale e la conservazione a norma sono incluse nel pacchetto. Questo rende la proposta interessante per PMI e professionisti con volumi contenuti.

Possibilità di acquistare pacchetti aggiuntivi

Quando si supera il numero di fatture incluse (200) è possibile acquistare blocchi aggiuntivi, ad esempio pacchetti da 50 fatture. Le fatture non utilizzate si cumulano al rinnovo. Questo livello di flessibilità consente di gestire la crescita futura senza sorprese nei costi.

Confronto con altri piani della famiglia Legalinvoice

InfoCert offre anche piani superiori nella stessa famiglia, come Legalinvoice PRO (400 fatture incluse, opzione multiazienda). La scelta tra START e PRO dipende dal volume, dalla complessità dei processi e dalle esigenze di integrazione. Per chi ha flussi standard e volumi contenuti, START è spesso adeguata; per realtà più evolute, PRO può rappresentare un passo successivo.

Normativa, obblighi e integrazioni tecniche

Una parte fondamentale riguarda l’adeguamento alle norme italiane, l’interfaccia tecnica e l’integrazione con sistemi esistenti.

Obbligo della fatturazione elettronica in Italia

Dal 6 giugno 2014 l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione è operativo; dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è stata estesa anche tra privati. Un dato rilevante segnala che il 75% delle imprese con meno di 5 addetti considera la fatturazione elettronica essenziale e l’83% delle imprese con 6-20 addetti la considera un fattore chiave per la digitalizzazione. Lo strumento giusto può semplificare l’adeguamento legislativo e ridurre il rischio operativo.

Integrazione con InfoCert S.p.A. e sistema SDI

InfoCert è intermediario accreditato al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate e garantisce che le fatture trasmesse via Legalinvoice START siano inviate correttamente e ricevute secondo le regole previste dalla legge. L’integrazione tecnica include la firma digitale automatica, la conservazione digitale e il controllo degli esiti, garantendo così affidabilità e autorevolezza della piattaforma.

Conservazione digitale e firma automatica

Le fatture elettroniche devono essere conservate per almeno 10 anni con garanzia di integrità, autenticità e reperibilità. Legalinvoice START include la conservazione digitale a norma e la firma digitale automatica, rendendo il servizio conforme agli standard richiesti dalla normativa. Questo risponde alla necessità di avere un archivio digitale sicuro, facile da consultare e pronto per eventuali audit o controlli fiscali.

Domande frequenti e problemi comuni

Questa sezione risponde a quesiti reali degli utenti e affronta gli errori più comuni, offrendo soluzioni concrete.

Domande frequenti

Tra le FAQ più richieste: “Quali prerequisiti software sono necessari per utilizzare Legalinvoice START?”; “È obbligatorio accreditarsi allo SdI direttamente?”; “Posso condividere l’ambiente con il mio commercialista?”. Le relative risposte sono disponibili nell’area assistenza di InfoCert. Fornire queste risposte aiuta a ridurre dubbi e aumentare la fiducia degli utenti verso la piattaforma.

Errori di configurazione e soluzioni

Errori tipici: mancata compilazione del codice destinatario o della PEC valida, numerazione delle fatture non corretta, profili email non aggiornati, mancata importazione di documenti. Se un profilo elettronico non è configurato correttamente, la fattura potrebbe restare bloccata. L’accesso alla guida utente e alle FAQ consente di risolvere rapidamente queste situazioni. Garantire la correttezza iniziale della configurazione contribuisce a evitare ritardi o errori nei processi.

Cosa fare se si termina il pacchetto fatture

Se l’utente supera le 200 fatture all’anno previste dal piano base, è possibile acquistare pacchetti aggiuntivi o considerare il passaggio a un piano superiore (come PRO). Le fatture non utilizzate si accumulano all’anno successivo, evitando sprechi e offrendo scalabilità. Questo approccio metodico rafforza la trasparenza e la fiducia nel servizio.

Nuova sezione: migliori pratiche per sfruttare al massimo legalinvoice start

Per ottenere il massimo dal servizio, ecco alcune best-practice operative che aumentano l’efficacia e la produttività.

• Impostare alert e notifiche: attivare le notifiche automatiche per fatture in entrata, scadenze imminenti e solleciti consente di mantenere il controllo senza sorprese.

• Standardizzare le anagrafiche clienti e fornitori: usare modelli e contatti già presenti consente di ridurre errori di digitazione e invii duplicati.

• Formare il team o il professionista sulla piattaforma: anche se l’interfaccia è semplice, un breve training interno aiuta a sfruttare le funzionalità avanzate (scadenzario, riconciliazione, import massivo).

• Verificare mensilmente dashboard e report: utilizzare la dashboard per monitorare il numero di fatture emesse/ricevute, i ritardi nei pagamenti e le fatture scadute. Questo consente interventi tempestivi.

• Programmare un backup e verificare la conservazione digitale: assicurarsi che i documenti vengano conservati correttamente e che l’account sia attivo per garantirne l’accessibilità a lungo termine.
  Implementare queste pratiche rinforza la qualità operativa e riduce il margine di errore.

Conclusione

La gestione della fatturazione elettronica non è più un aspetto marginale per molte imprese e professionisti: rappresenta un processo chiave nella digitalizzazione amministrativa. Legalinvoice START offre una piattaforma completa e accessibile che consente di emettere, ricevere e conservare fatture in modo conforme e semplice.

La combinazione di firma digitale automatica, conservazione a norma, accessibilità multi-dispositivo e funzioni integrate di monitoraggio rende lo strumento adatto a chi cerca efficienza e tranquillità operativa.

Per PMI e professionisti con volumi contenuti e processi standard, START rappresenta una scelta pratica e affidabile; per chi cresce o ha esigenze più complesse, è possibile scalare verso piani superiori. Adottare uno strumento adeguato oggi significa strutturarsi per il futuro digitale, riducendo errori, risparmiando tempo e concentrandosi sulla propria attività.