Outsourcing: quali attività esternalizzare per migliorare l’efficienza

L’outsourcing è diventato una pratica sempre più diffusa nelle aziende di tutto il mondo, poiché offre numerosi vantaggi in termini di efficienza operativa, riduzione dei costi e accesso a competenze specializzate. Nel 2023, le aziende stanno condividendo gli oneri operativi, delegando parte del lavoro a terzi. Un vantaggio cruciale è l’assistenza nella valutazione e nell’analisi del rischio, con un gruppo esterno incaricato di prevedere e mitigare i pericoli futuri.

Il Rapporto “La seconda transizione dell’outsourcing“, frutto della collaborazione tra il Censis e il Gruppo De Pasquale, rivela che in Italia ci sono circa 30.000 imprese coinvolte nell’outsourcing, con quasi 200.000 dipendenti e un fatturato di circa 19 miliardi di euro, generando un valore aggiunto di 9,4 miliardi. Questo studio valuta il settore dell’outsourcing come l’insieme di attività e processi affidati a terze parti, individuando le potenzialità di crescita e innovazione per le imprese e delineando le tendenze in atto.

Il fenomeno dell’outsourcing è cresciuto notevolmente dopo la seconda guerra mondiale, specialmente negli anni novanta del ventesimo secolo. Le prime applicazioni si riscontrano nelle imprese giapponesi, soprattutto nei grandi “keiretsu”, conosciuti come raggruppamenti di imprese operanti in varie aree (vedi pdf). Questi gruppi sono caratterizzati da partecipazioni reciproche, reti relazionali e vincoli etici più che legali. Tale organizzazione richiede una stretta collaborazione tra imprese e fornitori.

In questo articolo esamineremo le diverse categorie di attività che possono essere esternalizzate per migliorare l’efficienza aziendale e ottenere risultati ottimali.

Vantaggi dell’esternalizzazione aziendale

L’esternalizzazione aziendale, o outsourcing, rappresenta una pratica sempre più diffusa tra le imprese di ogni dimensione. Questa strategia consente alle aziende di concentrarsi sulle proprie attività core, delegando funzioni non strategiche a fornitori esterni specializzati. I vantaggi di tale approccio sono molteplici e vanno oltre il semplice risparmio di tempo e risorse. In questo contesto, esploriamo i principali vantaggi dell’esternalizzazione aziendale e come essa possa contribuire al successo e alla crescita delle imprese.

Costi ridotti

L’outsourcing offre l’opportunità di ridurre i costi aziendali migliorando simultaneamente l’efficienza operativa. Questo risultato è ottenuto attraverso diversi meccanismi. L’azienda evita la necessità di formare il proprio personale su competenze specifiche non presenti internamente. Inoltre viene eliminata la spesa relativa agli investimenti in tecnologie e spazio per supportare le funzioni di ufficio, poiché tali responsabilità sono trasferite al fornitore esterno. Questa strategia comporta risparmi sia in termini di tempo sia di denaro legati alle assunzioni, contribuendo a ridurre i costi complessivi delle operazioni aziendali.

Flessibilità nelle assunzioni

L’outsourcing offre alle aziende la possibilità di assumere risorse umane in modo flessibile, adattandosi alle esigenze specifiche dei progetti. Questa flessibilità elimina la necessità di impegnarsi in costosi contratti a lungo termine, consentendo alle imprese di adattare rapidamente il proprio personale alle mutevoli richieste del mercato. Inoltre, l’outsourcing permette alle aziende di accedere a un vasto pool di talenti globali e specialisti nel settore, senza dover investire in costosi programmi di formazione interna. Questa flessibilità nell’assunzione consente alle aziende di rimanere competitive, affrontando sfide complesse senza dover mantenere costosi team interni.

Facilità logistica

Esternalizzare attività come spedizioni e servizio clienti può migliorare la gestione logistica, garantendo servizi essenziali al di fuori degli orari di lavoro normali. Questo può portare a una maggiore soddisfazione del cliente e a una migliore reputazione aziendale. L’esternalizzazione delle spedizioni e del servizio clienti consente di garantire la continuità del servizio al di fuori degli orari di lavoro tradizionali. Inoltre affidarsi a partner esterni esperti nel settore logistico può portare a una maggiore precisione e tempestività nelle consegne, contribuendo così a soddisfare le esigenze dei clienti in modo più efficace. Siccome ci sono vantaggi e svantaggi di questa scelta è meglio prima verificare se un’azienda è pronta ad una logistica esterna. Qui un approfondimento a riguardo.

Focus sulle attività di core business

Delegare attività non essenziali consente alle aziende di concentrarsi sulle loro competenze distintive, aumentando l’efficienza e la produttività complessive. Questo può favorire la crescita e lo sviluppo a lungo termine dell’azienda. Con l’outsourcing, le imprese possono concentrarsi sulle attività centrali del loro business, delegando quelle non essenziali a fornitori esterni. Questo permette loro di ottimizzare le risorse e di dedicare più tempo ed energie allo sviluppo e al potenziamento delle competenze distintive. Inoltre, focalizzarsi sulle attività principali consente alle aziende di migliorare l’efficienza operativa e di mantenere un vantaggio competitivo nel mercato.

Trovare esperti facilmente

Attraverso l’outsourcing, le aziende possono beneficiare dell’opportunità di ampliare la ricerca e collaborare con professionisti qualificati provenienti da diverse fonti. Ci sono situazioni in cui assumere un esperto anziché investire nella formazione dei dipendenti può risultare vantaggioso. Un fornitore esterno potrebbe essere in grado di completare un lavoro specifico in modo efficiente grazie alla sua esperienza e competenza. Inoltre, lavorare con un team di specialisti provenienti da varie aziende consente di ottenere risultati migliori in tempi più brevi, poiché più professionisti sono coinvolti, più rapidamente vengono completate le attività assegnate.

Efficienza operativa

Quando si delegano compiti a specialisti esterni, le operazioni vengono eseguite con maggiore celerità, consentendo di risparmiare tempo sia nella gestione del team che nelle attività come riunioni e formazione. Quando si delegano compiti a specialisti esterni, le operazioni vengono eseguite con maggiore celerità, consentendo di risparmiare tempo sia nella gestione del team che nelle attività come riunioni e formazione.

Innovazione e adozione di soluzioni moderne

L’outsourcing incoraggia l’innovazione e l’adozione di soluzioni aziendali moderne, grazie alla conoscenza e all’esperienza dei fornitori di servizi esterni. Questo può aiutare le aziende a rimanere competitive nel mercato in rapida evoluzione.

Le attività più importanti da esternalizzare

Nell’odierno panorama aziendale, l’outsourcing rappresenta una strategia fondamentale per migliorare l’efficienza operativa e concentrarsi sulle attività centrali del business. Esternalizzare determinate funzioni consente alle aziende di ottimizzare risorse, ridurre i costi e accedere a competenze specializzate al di fuori dell’organizzazione. In questo contesto, identifichiamo le principali attività che le aziende possono esternalizzare per massimizzare i benefici operativi ed economici. Esploriamo quindi le sfide e le opportunità associate a ciascuna di queste aree e come l’outsourcing può contribuire al successo complessivo delle imprese.

Quality audit: l’outsourcing dell’attività di audit di qualità è diventato sempre più diffuso nel panorama aziendale. Coinvolgere una fonte esterna offre nuove prospettive e competenze obiettive. I vantaggi includono rapporti professionali, tempestività e risparmi sui costi.

Automazione robotica dei processi (RPA, Robotic Process Automation): l’automazione dei processi robotici è una tendenza in crescita nell’ambito aziendale. L’utilizzo di robot per compiti ripetitivi è conveniente e in aumento. L’esternalizzazione del cloud offre la possibilità di sfruttare al meglio queste tecnologie innovative.

Gestione logistica: l’esternalizzazione della gestione logistica è una scelta strategica per molte aziende. Riduce i costi complessivi, aumenta l’adattabilità ed efficacia delle operazioni e migliora i livelli di servizio.

Contabilità e finanza: l’outsourcing delle attività contabili e finanziarie può comprendere la gestione delle fatture, la contabilità generale, la dichiarazione dei redditi, la gestione dei crediti e dei debiti, e l’analisi finanziaria. La gestione delle buste paga richiede precisione e attenzione ai dettagli per garantire il corretto calcolo delle retribuzioni dei dipendenti. Esternalizzare questo processo consente alle aziende di risparmiare tempo e risorse, assicurando al contempo la conformità normativa e la precisione nei calcoli salariali.

Affidandosi a consulenti esperti specializzati in questo settore, come Studio Scudo, i clienti possono ottenere servizi di elaborazione dati di alta qualità. In particolare questo centro di elaborazione dati offre la possibilità di gestire direttamente l’elaborazione delle buste paga (dopo aver ricevuto una consulenza) o di optare per l’outsourcing. Tale opzione presenta numerosi vantaggi, come competenza professionale, velocità di elaborazione, semplificazione delle operazioni aziendali, riservatezza dei dati e risparmio economico.

Smart assistence: l’assistenza intelligente è diventata indispensabile per molte aziende, ottimizzando i tempi e migliorando la produttività. L’utilizzo di tecnologie avanzate permette di gestire in modo efficiente il flusso di dati e prendere decisioni informate.

Digital customer care: l’esternalizzazione dell’assistenza clienti digitale consente alle aziende di offrire un servizio clienti efficiente e personalizzato. Questo approccio pone l’accento sulla tecnologia emergente e garantisce un’esperienza cliente positiva.

Outbound marketing: l’esternalizzazione del marketing outbound è fondamentale per le aziende che cercano di aumentare le entrate in modo rapido ed efficiente. Collaborare con team esperti consente di acquisire nuove conoscenze di mercato e utilizzare algoritmi predittivi per ottenere risultati migliori.

Data entry: l’esternalizzazione dell’inserimento dei dati consente alle aziende di risparmiare tempo e risorse, esonerando il personale da compiti manuali e ripetitivi. Garantisce un inserimento corretto e coerente dei dati, migliorando l’efficienza complessiva.

Ticket management: la gestione dei ticket è cruciale per garantire un’assistenza tempestiva e di qualità ai clienti. Esternalizzare questa funzione consente alle aziende di ottimizzare le operazioni di supporto, riducendo i costi operativi e aumentando la soddisfazione del cliente.

Help desk: l’esternalizzazione dell’help desk consente alle aziende di offrire un’assistenza 24/7 ai propri clienti, migliorando la produttività e garantendo tempi di risposta rapidi. Collaborare con fornitori esperti offre numerosi vantaggi, tra cui costi inferiori e maggiore efficienza operativa.

Chat bot: l’utilizzo di chat bot è sempre più diffuso tra le aziende che cercano di migliorare la loro assistenza clienti e aumentare le conversioni. L’esternalizzazione di questa tecnologia consente di risparmiare sui costi e di scalare il business in modo più efficiente.

Ufficio prenotazioni: l’esternalizzazione dell’ufficio prenotazioni consente alle aziende di gestire le richieste di preventivo in modo rapido e preciso, garantendo un servizio clienti impeccabile 24 ore su 24.

Quality audit: l’outsourcing dell’attività di audit di qualità offre numerosi vantaggi, tra cui risparmi sui costi e maggiori informazioni per il miglioramento. Coinvolgere una fonte esterna garantisce un’approfondita analisi e osservazioni obiettive.

IT e tecnologia dell’informazione: questo può includere il supporto tecnico, la manutenzione del software e dell’hardware, lo sviluppo di applicazioni, la gestione delle reti e della sicurezza informatica.

Gestione delle comunicazioni e del marketing digitale: l’outsourcing delle comunicazioni e del marketing può coinvolgere attività come la gestione dei social media, la creazione di contenuti digitali, la pubblicità online e la pianificazione delle campagne di marketing.

Supporto amministrativo: questo può includere attività come la gestione delle email, la pianificazione degli appuntamenti, la preparazione dei documenti e la gestione dell’archiviazione.

Conclusione

L’outsourcing continua a essere una strategia vitale per migliorare l’efficienza aziendale nel 2023. Comprendere i vantaggi, le tendenze e le attività chiave da esternalizzare può consentire alle aziende di ottenere risultati ottimali e rimanere competitive in un ambiente aziendale sempre più complesso e dinamico.